Fallstudie: Automatisierung des Shared-Services-Centers

Der Kunde

Das Unternehmen des Kunden hat mehr als 13.000 Mitarbeiter und Shared-Services-Abteilungen mit mehr als 300.000 bearbeiteten Tickets pro Jahr.

Geschäftsanforderungen

Der manuelle Prozess der Bearbeitung von IT-Einrichtungs- und Beschaffungsanfragen für über 300.000 Tickets pro Jahr erforderte viel Zeit und Mühe. Dieselben Eingabedaten konnten nicht wiederverwendet, sondern mussten erneut eingegeben werden. Die Eingabe von Anfragen in das System war zeitaufwändig und der Anfragestatus konnte nicht verfolgt werden.

Die Lösung

Mit Unterstützung von akaBot wurde eine Anwendung erstellt, um die manuellen Tätigkeiten zu automatisieren. Der akaBot würde Dateneingabevorlagen für jedes System definieren, Anforderungsdaten automatisch in Vorlagen ausfüllen, in regelmäßigen Abständen den Anforderungsstatus überprüfen und Benachrichtigungen senden, die Benutzer über den Aktualisierungsstatus informieren.

  • HR On-/Off-Boarding, HR-Bericht, Verwaltung von Mitarbeiterdaten
  • IT-Infra-Bereitstellung, Projekt-Ressourcenmanagement, Passwortzurücksetzung
  • Beschaffung: stationäre Bestellung
  • Finanzen & Buchhaltung: Gehaltsberechnung, Finanzbericht

Die Vorteile

Der Kunde verfügt nun über ein 24/7 Shared Services Center. Das Zentrum hat die Bearbeitungszeit um 40 % und den menschlichen Aufwand um 30 % reduziert und menschliche Fehler auf 1 % reduziert, um die Kundenzufriedenheit zu verbessern.